Pilotage d’un projet stratégique et l’organisation du retour d’expérience associé:

Césys a accompagné le Directeur du projet dès son lancement officiel jusqu’à l’organisation de son retour d’expérience,
– tout en prenant en compte les complexités organisationnelles dues aux cultures et aux compétences des équipes,
– tout en prenant en compte les incertitudes relatives aux innovations technologiques,
– avec l’intégration des équipes de développement en mode Agile,
– avec la mise en place d’un modèle de pilotage et de reporting basé sur les besoins des métiers,
– avec la mise en place d’un processus intégré permettant d’organiser un retour d’expérience concret et réutilisable.

Conduite du changement au sein d’une Industrie :

Césys a mené une mission d’appui à la conduite du changement.
Cette industrie doit régulièrement faire face à de nouvelles exigences économiques, sociales et réglementaires et se mobiliser de plus en plus pour mettre en place les changements qui s’avèrent vitaux :

– améliorer l’image de l’industrie auprès du grand public,
– rendre attractifs les métiers industriels auprès des jeunes et des femmes,
– appliquer les nouvelles réglementations européennes dans les domaines de la
santé, de la sécurité et de l’environnement,
– organiser le lobbying politique auprès des pouvoirs publics,
– améliorer les services rendus aux clients,
– revoir les processus clés et les adapter aux nouveaux besoins internes et externes,
– revoir l’organisation et accroître l’efficacité collective.

Dans le cadre de la réforme engagée par cette industrie, Césys a mené la mission de conduite du changement et a participé à la définition et la mise en place des nouvelles méthodes de travail.

La démarche conduite par Césys repose sur les axes de progrès suivants :

– analyser avec les groupes de travail, les processus prioritaires et identifier les points
d’amélioration,
– définir l’architecture cible des processus internes et externes,
– obtenir progressivement l’adhésion des acteurs du changement et l’implication des
décideurs,
– transformer les résistances au changement en moteurs du changement,
– maintenir en interne une volonté durable du changement.

Trois familles de méthodes ont été utilisées durant cette mission :
• Conduite de projet – Interactive Project Management (IPM) : décrivant les étapes et l’organisation du projet, ainsi que son suivi.
• Refonte des processus – Visual Business Process (VBP) : méthode de représentation et de description des processus comprenant :

– l’expression des besoins liés au processus,
– la description des processus et des risques majeurs associés,
– la définition des flux mettant en évidence les interfaces avec les autres processus
(points de synchronisation),
– la description des activités incluant la définition de poste (job description) des
groupes restructurés.

• Conduite du changement

– Conduite du Changement et d’Adhésion du Personnel (CCAP), complétée d’outils utilisés en fonction de leur pertinence, tels que :
– conduite collective du changement pour susciter rapidement une cohésion d’acteurs
impliqués dans une même action.
– circulation des informations utiles pour créer une dynamique partagée et durable.
– adhésion des acteurs pour souder durablement les acteurs par la résolution de
difficultés communes.
– renforcement de l’identité collective pour accroître la cohésion interne de groupes.

Durant toute la conduite de cette mission, Césys a transféré son savoir-faire en conduite du changement aux acteurs et aux décideurs.

Conduite de projet européen E-Learning :

Césys a participé au pilotage du projet européen eDRAW, notamment de son assurance qualité et du retour d’expérience pour les autres projets européens.
L’enseignement des disciplines artistiques est l’un des moins bien dotés en Europe. Les établissements scolaires et les universités disposent de peu de moyens pédagogiques pour ces disciplines : on constate une faible maîtrise de ces disciplines par les élèves et les étudiants et une culture artistique en perte de vitesse.
L’Europe, au passé artistique reconnu, doit pallier cette insuffisance en développant des moyens pour enrichir l’enseignement des arts, les sortir de l’isolement, favoriser leur rayonnement et rendre leur apprentissage accessible au plus grand nombre.
Dans le cadre du programme européen SOCRATES, le projet eDraw est lancé en 2005
à l’initiative de 8 partenaires européens, pour satisfaire les besoins d’acquisition et d’apprentissage des matières artistiques en proposant une plateforme, une méthodologie et les outils utilisables par les établissements scolaires et universitaires.
Il s’agit de mettre les Nouvelles Technologies de l’Information et de Communication (NTIC) au service du potentiel de création artistique dans des conditions techniques et économiques raisonnables.
Les buts poursuivis sont les suivants :

– créer un environnement global E-Learning pour toucher une large cible,
– développer l’apprentissage en ligne en transformant les processus pédagogiques,
– favoriser les communautés d’intérêts virtuelles par des activités de découverte : visite
de musées et de galeries, participation aux ateliers et aux forums d’échanges,
– prendre en compte les exigences des disciplines graphiques et artistiques afin
d’offrir des solutions naturelles et ergonomiques : lors de la reproduction du geste
manuel et de sa traduction graphique, lors de la vision de la forme, par exemple d’une
sculpture dans l’espace et lors de la représentation des textures et des couleurs,
– promouvoir la diffusion de l’art en mode virtuel allant jusqu’au transfert des connaissances artistiques aux établissements scolaires et universitaires,
– déployer cet environnement au réseau européen et à tous ceux qui sont
intéressés par les possibilités et les opportunités de E-Learning.

Césys peut aider à définir les processus E-Learning et à créer un environnement adapté à vos besoins et attentes, tout en maîtrisant la conduite du changement et la gestion des compétences.

Conduite de projets au sein d’une industrie pharmaceutique :

Césys mène depuis plusieurs années des missions de conseil et d’assistance au profit du secteur informatique d’un Groupe Pharmaceutique International, articulées autour de 3 domaines :
1. Le management de projets informatiques.
Il s’agit de faire évoluer le référentiel existant et la documentation associée pour améliorer la conduite des projets par les équipes de développement, les chefs de projet et leur Management.
Cette mise à hauteur du référentiel commun à tout le secteur informatique de la R&D a porté principalement sur :

– la clarification des rôles et responsabilités des acteurs du projet et du comité de pilotage,
– le renforcement des jalons du cycle de vie du projet et des livrables associés,
– l’introduction de l’analyse des risques aux jalons principaux et des plans d’action de réduction des risques,
– la formalisation de deux étapes clefs : le lancement du projet et le bilan avant la mise en service de l’application,
– la mise à disposition de techniques et d’outils de pilotage de projet renforçant le savoir-faire des chefs de projet,
– la rédaction de guides et de checklists pratiques, de sommaire-type de documents-clés,
– le renforcement du travail en équipe et de l’adhésion des acteurs.

2. Les actions de formation destinée aux chefs de projet et acteurs principaux d’un projet.
Il s’agit de concevoir, de réaliser et d’animer, en français et en anglais, des formations en collaboration étroite avec les équipes chargées des méthodes et le service de formation du secteur informatique.
Ces sessions de formations de 2 jours chacune, dispensées pendant 11 mois à l’ensemble des structures concernées, comportent les modules suivants :

– une présentation concrète et complète du nouveau référentiel, de son architecture, de son langage commun véhiculé, de ses guides et des derniers points d’amélioration,
– un modèle simple et efficace de pilotage des projets en 4 points: Prévoir, Agir, Evaluer et Corriger,
– des recommandations pratiques accompagnées de supports de documents pour maîtriser l’avancement des projets,
– une prise en main adaptée aux besoins de l’outil de planification de référence et la mise à disposition de modèles de planning,
– des exercices pratiques pour mettre en situation les participants,
– des bilans de fin de session et un bilan global débouchant sur un plan d’amélioration et des actions à conduire.

3. L’assistance à la conduite des projets classés stratégiques ou à risques par le Management.
Il s’agit, en s’appuyant sur le référentiel mis à hauteur et sur les savoir-faire dispensés pendant les sessions de formation, de mener les missions d’appui aux chefs de projets et à leurs équipes selon une approche monitoring-coaching. Les points clefs suivants sont systématiquement passés en revue lors de réunion formelle :

– préparation avec le chef de projet de l’organisation du projet, du partage des rôles et des responsabilités, des aspects clés de communication au sein de l’équipe, avec le management et les autres parties prenantes,
– découpage du projet, estimation des charges et des délais, élaboration d’un planning prévisionnel et identification des outils pour en garantir la maîtrise,
– validation de la liste des tâches et des dossiers structurés de fin d’étape,
– analyse des risques majeurs donnant lieu à des plans d’actions de réduction des risques par jalon,
– transfert de savoir-faire spécifique au projet,
– bilan de fin de mission de conseil faisant ressortir les points forts et les points à améliorer.

Césys peut aider à définir un référentiel commun en management de projet et à le mettre en œuvre auprès des équipes maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre, tout en assurant une aide au coaching.